„Bitte einmal sauber machen“ reicht als Auftrag für eine Büroreinigung nicht aus. Was genau wann gereinigt wird, steht in einem Leistungsverzeichnis – oft auch Reinigungsplan oder Leistungsbeschreibung genannt. Es ist die Grundlage für jedes vergleichbare Angebot und später der Maßstab, an dem sich die Qualität messen lässt. Hier lesen Sie, wie so ein Verzeichnis aufgebaut ist und wie Sie in wenigen Schritten zu einem eigenen Plan kommen.
Wozu ein Leistungsverzeichnis gut ist
Ein Leistungsverzeichnis beantwortet drei Fragen: Welche Räume werden gereinigt, was wird dort gemacht und wie oft? Daraus ergeben sich der Zeitaufwand und damit der Preis. Fehlt diese Grundlage, rechnet jeder Anbieter mit eigenen Annahmen – und die Angebote lassen sich kaum vergleichen. Für den laufenden Betrieb ist das Verzeichnis ebenso wichtig: Reinigungskräfte wissen, was zu tun ist, und bei Fragen lässt sich schnell nachsehen, was vereinbart wurde.
Hinzu kommt eine rechtliche Seite: Nach der Arbeitsstättenverordnung muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass Arbeitsstätten den hygienischen Erfordernissen entsprechend gereinigt werden. Ein schriftlicher Plan hilft, das nachvollziehbar zu organisieren.
Die Bausteine eines Reinigungsplans
1. Objektdaten
Am Anfang stehen die Eckdaten: Adresse, Nutzungszeiten, Zahl der Mitarbeitenden, Zugang (Schlüssel, Alarmanlage), gewünschte Reinigungszeiten (vor, während oder nach der Arbeitszeit) und Ansprechpartner im Haus.
2. Raumgruppen
Statt jeden Raum einzeln zu beschreiben, fasst man ähnliche Räume zu Raumgruppen zusammen. Für jede Gruppe werden Fläche und Bodenbelag notiert (Teppich, Linoleum, Fliesen, Parkett), weil sich danach Methode und Aufwand richten. Typische Gruppen im Büro:
- Büroräume und Arbeitsplätze
- Besprechungsräume
- Sanitärräume (Toiletten, Duschen)
- Teeküchen und Sozialräume
- Eingang, Empfang und Flure
- Treppenhäuser und Aufzüge
- Nebenräume wie Archiv, Lager oder Technik
3. Tätigkeiten
Für jede Raumgruppe folgt eine Liste der Tätigkeiten: Papierkörbe leeren, Böden saugen oder feucht wischen, Tische und Ablagen abwischen (frei geräumte Flächen), Türklinken und Lichtschalter reinigen, Sanitärobjekte reinigen, Verbrauchsmaterial nachfüllen, Spülmaschine ein- oder ausräumen und so weiter. Je konkreter, desto besser: „Schreibtische feucht abwischen, soweit frei geräumt“ ist eindeutiger als „Möbel reinigen“.
4. Turnus
Zu jeder Tätigkeit gehört ein Rhythmus: täglich, mehrmals pro Woche, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder nach Bedarf. Der Turnus ist der größte Hebel für Aufwand und Kosten – und sollte sich nach der tatsächlichen Nutzung richten, nicht nach Gewohnheit.
Beispiel: Turnus je Raumgruppe
Die folgende Tabelle zeigt eine mögliche Aufteilung für ein normal genutztes Büro. Sie ist ein Ausgangspunkt, keine Vorgabe – jedes Objekt braucht seinen eigenen Plan.
| Raumgruppe | Typische Tätigkeiten | Möglicher Turnus |
|---|---|---|
| Sanitärräume | WC, Urinale, Waschbecken, Spiegel reinigen; Boden wischen; Seife und Papier nachfüllen | täglich |
| Teeküche | Arbeitsflächen, Spüle, Fronten abwischen; Boden wischen; Abfall leeren | täglich |
| Eingang und Empfang | Boden reinigen, Schmutzfangmatten saugen, Glastüren von Fingerabdrücken befreien | täglich |
| Büroräume | Papierkörbe leeren, Boden saugen bzw. wischen, freie Flächen abwischen | 2- bis 3-mal pro Woche |
| Besprechungsräume | Tische abwischen, Boden reinigen, Abfall leeren | nach Nutzung bzw. 2-mal pro Woche |
| Flure und Treppen | Boden reinigen, Handläufe abwischen | 2- bis 3-mal pro Woche |
| Nebenräume | Boden reinigen | monatlich oder nach Bedarf |
Für Toilettenräume in Arbeitsstätten sieht die Technische Regel ASR A4.1 bei täglicher Nutzung eine tägliche Reinigung vor. Bei stark genutzten Räumen kann auch eine zweite Reinigung am Tag sinnvoll sein.
Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Glasreinigung
Ein vollständiger Reinigungsplan trennt die laufende Pflege von den Arbeiten, die nur in größeren Abständen anfallen:
- Unterhaltsreinigung ist die regelmäßige Reinigung nach Turnus – also alles aus der Tabelle oben. Sie hält den Zustand.
- Grundreinigung geht tiefer: Hartböden werden maschinell gereinigt und gegebenenfalls neu eingepflegt, Teppiche sprühextrahiert, Heizkörper, Fußleisten und hohe Flächen gereinigt. Je nach Belastung fällt sie ein- bis zweimal im Jahr an.
- Glas- und Rahmenreinigung wird meist separat geplant, häufig im Frühjahr und Herbst – bei Eingangsbereichen und Schaufenstern öfter.
- Sonderreinigungen wie nach Umbau, Umzug oder Veranstaltungen werden bei Bedarf einzeln beauftragt.
Gehören diese Leistungen nicht ins Verzeichnis, tauchen sie später oft als Zusatzposten auf. Besser ist es, sie gleich mit Intervall aufzuführen.
Leistung oder Ergebnis beschreiben?
Es gibt zwei Wege, ein Leistungsverzeichnis zu formulieren. Leistungsorientiert heißt: Es wird festgelegt, was wie oft getan wird („Boden täglich feucht wischen“). Ergebnisorientiert heißt: Es wird beschrieben, welcher Zustand erreicht werden soll („Boden frei von sichtbarem Schmutz“), und der Dienstleister legt den Weg fest. In der Praxis werden beide Ansätze oft kombiniert. Wichtig ist, dass Sie vorher festlegen, wie die Qualität geprüft wird – etwa bei gemeinsamen Rundgängen mit einem einfachen Prüfprotokoll.
Checkliste: So entsteht Ihr Reinigungsplan
- Grundriss oder Raumliste besorgen und Flächen je Raum notieren
- Räume zu Raumgruppen zusammenfassen und Bodenbeläge eintragen
- Nutzung je Raumgruppe einschätzen (wie viele Personen, wie oft?)
- Tätigkeiten je Raumgruppe festlegen – konkret und eindeutig formuliert
- Turnus je Tätigkeit festlegen; Sanitär und Küche besonders beachten
- Periodische Arbeiten ergänzen: Grundreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung
- Reinigungszeiten, Zugang und Ansprechpartner festhalten
- Festlegen, wie und wie oft die Qualität gemeinsam geprüft wird
- Wer stellt Verbrauchsmaterial wie Seife, Papier und Müllbeutel?
- Plan nach einigen Wochen gemeinsam überprüfen und nachjustieren
Typische Fehler
Zu viel täglich. Nicht jedes Büro braucht jeden Tag einen gesaugten Boden. Ein Turnus nach Nutzung spart Kosten, ohne dass es schmutziger wird.
Unklare Formulierungen. „Bei Bedarf“ ohne Zuständigkeit führt dazu, dass niemand entscheidet, wann der Bedarf da ist.
Vergessene Flächen. Treppenhäuser, Aufzüge, Kellerräume oder Fahrradräume fehlen erstaunlich oft.
Kein Austausch. Ein Reinigungsplan ist kein Dokument für die Schublade. Ändert sich die Nutzung – mehr Homeoffice, neue Teeküche, zusätzliche Etage –, sollte er angepasst werden.
Mit einem durchdachten Leistungsverzeichnis erhalten Sie vergleichbare Angebote und eine Reinigung, die zu Ihrem Alltag passt.
Wenn Sie möchten, gehen wir den Plan gemeinsam mit Ihnen durch.
